Fast jeder fünfte Mittelständler will ins digit...

07.09.2017 - Fast jeder fünfte Mittelständler will ins digitale Büro investieren

  • Aktuell setzen nur 11 Prozent der Mittelständler eine unternehmensweite digitale Dokumentenverwaltung ein, bei den Großunternehmen sind es 81 Prozent
  • Bitkom warnt vor Wettbewerbsnachteilen bei der digitalen Transformation durch das analoge Büro
  • Digital Office Conference am 12. September in München

Berlin, 07. September 2017

Analoges Buero Mittelständler wollen das Papier aus ihren Büros verbannen und setzen verstärkt auf Lösungen für die digitale Dokumentenverwaltung. Fast jedes fünfte mittelständische Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern (18 Prozent) gibt aktuell an, in nächster Zeit Investitionen in eine entsprechende umfassende Softwarelösung tätigen zu wollen. Weitere 8 Prozent planen Ersatz- oder Erweiterungsbeschaffungen für sogenannte Enterprise-Content-Management- (ECM) bzw. Dokumenten-Management-Systeme (DMS). Das ist das Ergebnis einer repräsentativen Umfrage unter 755 Unternehmen in Deutschland im Auftrag des Digitalverbands Bitkom.

Aktuell herrscht im Mittelstand allerdings noch das analoge Büro vor. So nutzt gerade einmal jeder dritte Mittelständler (33 Prozent) eine digitale Dokumentenverwaltung etwa für die Archivierung, den Posteingang oder das Teilen von Informationen im Unternehmen. Bei den Großunternehmen mit 500 oder mehr Mitarbeitern sind es dagegen 90 Prozent. Und während von den Nutzern einer solchen Software im Mittelstand gerade einmal 34 Prozent ein unternehmensweites System eingeführt haben, setzen bei den Großen 9 von 10 (90 Prozent) auf eine einheitliche Lösung für das Unternehmen.

Im Mittelstand dominieren derzeit Insellösungen für einzelne Abteilungen. So nutzen 49 Prozent eine digitale Dokumentenverwaltung in der Buchhaltung, 44 Prozent im Vertrieb und 38 Prozent im Einkauf. Aber nur 27 Prozent setzen eine solche Software in der Personalabteilung ein, lediglich 17 Prozent in der Logistik und 15 Prozent in der Produktion. Die Folge ist, dass Großunternehmen, die ECM- oder DMS-Systeme nutzen, einen sehr viel höheren Nutzen daraus ziehen als die Mittelständler. So sagen 39 Prozent der Mittelständler, dass Software sie bei der Rechnungsbearbeitung unterstützt, bei den Großunternehmen sind es 70 Prozent. Im Mittelstand loben 34 Prozent Vorteile im Dokumentenmanagement und 32 Prozent bei der Archivierung, bei den Großen sind es 78 bzw. 71 Prozent. Deutliche Unterschiede gibt es auch bei den Funktionen eines ECM- oder DMS-Systems, die über die klassischen Verwaltungs-Funktionen hinausgehen. Nur 17 Prozent der Mittelständler ziehen Nutzen aus Funktionen für die Teamarbeit, gerade einmal 4 Prozent profitieren beim Wissensmanagement. Bei den Großunternehmen liegen die Anteile mit 49 bzw. 17 Prozent deutlich darüber.

Ein Grund für diese deutlichen Unterschiede liegt in der Entscheidungsstruktur der Unternehmen. Während in 86 Prozent der mittelständischen Unternehmen die Geschäftsleitung maßgeblichen Einfluss auf die Investitionsentscheidungen rund um das Digital Office nimmt, bindet nicht einmal jeder Zweite (45 Prozent) die IT-Verantwortlichen ein und nur in dem jedem achten (12 Prozent) können die Anwender in den Abteilungen an der Entscheidung mitwirken. In den Großunternehmen sieht das Bild anders aus. Hier liegt die maßgebliche Entscheidung in nur 57 Prozent der Fälle bei der Geschäftsleitung, die IT-Experten werden aber in 77 Prozent der Unternehmen einbezogen. Und auch die Anwender haben in jedem dritten Großunternehmen (33 Prozent) ein maßgebliches Wort mitzureden.

Perspektiven Nach Ansicht des Bitkom führt auch die technologische Entwicklung dazu, dass die Einstiegshürden für eine Digitalisierung des Büros im Mittelstand sinken. Wurden vor vier Jahren bei den mittelständischen Anwendern von ECM- oder DMS-Systemen noch in 95 Prozent der Fälle die Lösungen auf eigenen Rechnern mit entsprechendem Investitions- und Wartungsaufwand betrieben, so setzen heute nur noch 59 Prozent der Mittelständler auf diese Variante. 44 Prozent nutzen externes Hosting, etwa eine Private-Cloud-Lösung, 5 Prozent setzen auf eine Public-Cloud-Lösung – 2013 waren Cloud-Systeme mit gerade einmal 5 Prozent noch die absolute Ausnahme.

Die höchste Relevanz für den Einsatz einer digitalen Dokumentenverwaltung haben für mittelständische Unternehmen aktuell die Themen IT- und Datensicherheit (92 Prozent), Connectivity (86 Prozent) – also die Integration der Systeme mit bestehenden Anwendungen – und die Usability (81 Prozent), also die Nutzerfreundlichkeit. Deutlich seltener genannt werden die Themen Teamarbeit (49 Prozent), Cloud Computing (40 Prozent) und Big Data bzw. Smart Data (39 Prozent).

Geschäftsführer und IT-Verantwortliche aus mittelständischen Unternehmen können sich am 12. September auf der erstmals vom Bitkom veranstalteten „Digital Office Conference“ über die Top-Trends rund um das digitale Büro informieren. Es geht um den Arbeitsplatz von Morgen ebenso wie um die Frage, wie Logistik und Produktion sinnvoll digitalisiert werden können. Welche Rolle spielt dabei das Internet of Things, wie lassen sich Wearables wie Smart Glasses so einbeziehen, dass daraus die größte Wertschöpfung resultiert?

Alle Informationen zur Digital Office Conference unter https://www.office-conference.com/.

Die vollständige Studie „ECM im Mittelstand 2017 - Status Quo und Perspektiven auf dem Weg zum Digital Office“ steht zum kostenlosen Download bereit unter: https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/ECM-im-Mittelstand.html.


Hinweis zur Methodik: Grundlage der Angaben ist eine Umfrage, die Bitkom Research im Auftrag des Bitkom durchgeführt hat. Dabei wurden 755 Geschäftsführer und IT-Leiter aus deutschen Unternehmen ab 20 Mitarbeitern befragt, darunter 608 mittelständische Unternehmen (20 bis 499 Mitarbeiter).


Die vollständige Presseinformation des Bitkom finden Sie hier.


Kontakt:
Franz Grimm, f.grimm[at]bitkom-research.de

 

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Bitkom-Charts: ECM im Mittelstand